Preise kalkulieren und sauber abrechnen

Das Ziel: selbsttragend, nicht profitabel

Ein schulischer Pausenkiosk hat einen anderen Zweck als ein Laden. Er soll die Kosten decken, einen kleinen Puffer für Schwund und Ersatzanschaffungen erwirtschaften und idealerweise etwas für die Klassenkasse übriglassen. Wer die Marge zu hoch ansetzt, verliert genau jene Lernenden, für die das Angebot gedacht ist.

Als Faustregel hat sich an vielen Schulen ein Aufschlag von 20 bis 40 Prozent auf den Einkaufspreis bewährt – je nach Artikel. Bei Frischware mit hohem Schwundrisiko eher mehr, bei haltbaren Artikeln eher weniger.

So kalkulieren Sie einen Artikel

Ein Rechenbeispiel für ein belegtes Vollkornbrötchen:

Zwei Dinge sind an diesem Beispiel wichtiger als die exakten Zahlen. Erstens: Der Schwundzuschlag gehört von Anfang an in die Kalkulation, sonst frisst die Sonntagabend-Resteentsorgung die Marge. Zweitens: Runden Sie auf 50-Rappen-Schritte. Preise wie CHF 1.90 oder CHF 2.35 kosten in einer 15-Minuten-Pause mehr Zeit, als sie einbringen.

Fixkosten nicht vergessen

Die Warenkosten sind nur ein Teil. Rechnen Sie einmal jährlich zusammen, was der Kiosk sonst noch kostet: Ersatz von Behältern und Zangen, Reinigungsmaterial, Etiketten, allenfalls Strom für einen zusätzlichen Kühlschrank, Ersatz der Kassenkasse. Diese Beträge sind klein, aber sie fallen an. Ein jährlicher Puffer von einigen hundert Franken im Budget verhindert, dass jede Neuanschaffung zur Grundsatzdiskussion wird.

Kassenführung: einfach, aber diszipliniert

Bei einem Kiosk, der von wechselnden Klassen geführt wird, ist die Kasse der häufigste Konfliktpunkt. Was sich bewährt hat:

• Fixes Wechselgeld. Ein immer gleicher Startbetrag, zum Beispiel CHF 50.– in kleinen Münzen, der nie angetastet wird.
• Kassensturz nach jedem Verkaufstag. Zwei Personen zählen, beide unterschreiben das Kassenblatt. Das Vier-Augen-Prinzip schützt vor allem die Lernenden selbst vor Verdacht.
• Kassenblatt mit drei Spalten. Datum, Einnahmen, Ausgaben, Saldo – mehr braucht es nicht. Belege werden hinten angeheftet.
• Geld nie im Kiosk lassen. Nach dem Kassensturz ins Sekretariat oder in einen abschliessbaren Kassenschrank.
• Monatliche Kurzabrechnung an die Schulleitung. Eine halbe A4-Seite: Umsatz, Wareneinkauf, Saldo. Transparenz verhindert Gerüchte.

Bargeld, Twint oder Wertkarte?

Bargeld bleibt an den meisten Schulkiosken die Basis: Es funktioniert ohne Gerät, ohne Handy und ohne Konto – wichtig, weil nicht alle Lernenden ein Smartphone mit Bezahl-App haben. Twint ist als Ergänzung praktisch, verlangt aber ein Konto der Schule oder des Vereins und einen klaren Zuständigen für die Abstimmung der Eingänge.

Ein Wertkartensystem – die Lernenden laden im Voraus einen Betrag auf eine Karte – löst das Wechselgeldproblem elegant und beschleunigt den Verkauf spürbar. Es lohnt sich aber erst ab einer gewissen Grösse, weil Ausgabe, Aufladung und Verlustfälle organisiert sein müssen.

Wohin fliesst der Überschuss?

Diese Frage sollte vor dem Start beantwortet und schriftlich festgehalten sein. Verbreitete Lösungen:

• Klassenkasse der betreibenden Klasse. Der stärkste Motivator; die Lernenden entscheiden gemeinsam über die Verwendung.
• Schulfonds. Fair, wenn mehrere Klassen im Turnus beteiligt sind, aber weniger motivierend.
• Kombination. Ein fixer Anteil in einen Kiosk-Fonds für Anschaffungen, der Rest in die Klassenkasse.

Wichtig ist die Verbindlichkeit: Wenn Klassen im Turnus arbeiten, muss die Regel für alle gleich sein, sonst gibt es beim ersten Wechsel Diskussionen.

Muss ein Pausenkiosk Mehrwertsteuer abrechnen?

In den allermeisten Fällen nicht. Die obligatorische Mehrwertsteuerpflicht beginnt in der Schweiz grundsätzlich ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000. Für nicht gewinnstrebige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine sowie gemeinnützige Institutionen liegt die Grenze bei CHF 250'000 Jahresumsatz.

Ein Pausenkiosk, der an zwei bis drei Tagen pro Woche Znüni für ein bis zwei Franken verkauft, liegt weit darunter – auch an einer grossen Oberstufe. Zur Einordnung: Selbst bei 200 verkauften Artikeln pro Verkaufstag zu durchschnittlich CHF 1.50 und 40 Verkaufstagen im Jahr ergibt das rund CHF 12'000 Umsatz.

Wird der Kiosk über die Gemeinde oder die Schulkasse geführt, gelten die Regeln für Gemeinwesen. Ist eine Trägerschaft in Form eines Vereins beteiligt, lohnt sich ein Blick auf die Vereinsstatuten. Für Lebensmittel gilt in der Schweiz der reduzierte Mehrwertsteuersatz, für Konsumation vor Ort dagegen der Normalsatz – relevant wird das aber erst, wenn die Umsatzgrenze tatsächlich überschritten wird. Verbindliche Auskunft erteilt die Eidgenössische Steuerverwaltung.

Eine Jahresrechnung, die zehn Minuten dauert

Am Ende des Schuljahres brauchen Schulleitung und Behörde eine Übersicht. Wenn die Kassenblätter monatlich zusammengefasst wurden, ist das eine Additionsaufgabe:

Die Angaben zur Mehrwertsteuer geben den allgemeinen Stand wieder und ersetzen keine Steuerberatung. Verbindliche Auskunft erteilen die Eidgenössische Steuerverwaltung und Ihre Gemeinde.

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